Das Vereinskassenbuch dokumentiert alle eure Aktivitäten im Verein und wird durch das Finanzamt regelmäßig geprüft. Damit ihr Steuernachzahlungen und andere Schwierigkeiten vermeiden könnt, solltet ihr besonders auf eine gute Kassenbuchführung achten!
Was muss ins Vereinskassenbuch?
Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen im Vereinskassenbuch vermerkt werden, und zwar mit Datum, Zweck und aktuellem Kontostand.
Dabei ist es ganz gleich, ob ihr ein oldschool Vereinskassenbuch in Papierform führt oder euch eine Vorlage aus dem Internet geladen habt. In beiden Fällen solltet ihr direkt alle Angaben auf Korrektheit überprüfen.
Müsst ihr nachträgliche Änderungen vornehmen, richtet lieber eine Stornobuchung und eine weitere Korrekturbuchung ein. Zudem ist es ratsam, die Ausgaben und Einnahmen strikt chronologisch zu führen – denn das Finanzamt benötigt die Angaben chronologisch und ihr habt gleichzeitig eine bessere Übersicht.
Tipp: Markiert eure Einnahmen und Ausgaben je nach Posten farblich – das klappt einfach in einer Excel-Tabelle: Fügt eine Spalte mit dem Posten ein, verknüpft die Posten über das Tool “Bedingte Formatierung” mit einer Spaltenfarbe und dann könnt ihr die Posten zuordnen, färben und sortieren.
Wo finde ich gute Kassenbuch Vorlagen?
Online findet ihr ausführliche Vorlagen für ein Vereinskassenbuch. Gerade Excel-Vorlagen sind praktisch, weil das Programm bekannt ist und so der:die Kassenbeauftragte einfach und schnell damit arbeiten kann.
Bei einer guten Vorlage solltet ihr auf diese Punkte achten:
- Spalte für das Datum der Kontobewegung
- Spalte für die fortlaufende Belegnummer
- Spalte für Kommentar bzw. Erläuterung
- Spalte für den Bruttobetrag
- Angabe vom Kassenbestand bzw. Saldo
- eine passende, zeitsparende Verformelung mit automatischer Addition
Gibt es ein gutes Vereinskassenbuch auch online?
Neben verschiedenen Angeboten für online Vereinskassenbücher gibt es mittlerweile sogar Apps, die diese Aufgabe übernehmen.
Die verschiedenen Softwares sollten rechtsgeprüft sein und euch die Möglichkeit bieten, alle Angaben zu exportieren, um sie dem Vorstand und dem Finanzamt vorzulegen. Sind diese Bedingungen gegeben, dann können online Vereinskassenbücher für euch eine gute Alternative sein!
Wie wird das Kassenbuch genutzt?
Das Kassenbuch dient nicht nur dem Finanzamt zur Übersicht über die Finanzen eures Vereins, sondern auch bei der Mitgliederversammlung zur Vorstellung der Aktivitäten.
Kurz vor der Jahreshauptversammlung setzt sich der:die Kassenwart:in mit dem Vorstand zur Kassenprüfung zusammen und wird dann bei der Versammlung von allen Mitgliedern “entlastet”, also in seiner:ihrer fehlerfreien Arbeit bestätigt.
