Vorstandssitzung

Alles Wissenswerte rund um die Vorstandssitzung – Rollen, Ablauf, Protokoll & Finanzierungstipps.

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Was ist eine Vorstandssitzung?

Bei einer Vorstandssitzung werden Entscheidungen getroffen, die euren Verein, dessen Zukunft und somit auch die Mitglieder betreffen.

Wenn zum Beispiel ein Sportfest oder ein Trainingslager ansteht und dafür Fördermittel vom Verein benötigt werden, wird in der Vorstandssitzung beschlossen, ob diese genehmigt werden. 

Teil der Vorstandschaft sind neben dem Vorstand bzw. mehreren Vorständen, der Kassenwart und im erweiterten Vorstand Beisitzer.

Ein fester Ort, an dem die Vorstandssitzungen abgehalten werden müssen, ist nicht vorgeschrieben. Die Spielregeln für den Verein, die die Vorstandschaft und die Vorstandssitzungen betreffen, werden in der Vereinssatzung niedergeschrieben.

Wer nimmt an einer Vorstandssitzung teil?

Vorstandsvorsitzende:r

Jeder Verein, ob eingetragen oder nicht, hat die Pflicht, mindestens eine Person zum Vorstand zu wählen

Diese Person führt die Geschäfte und vertritt den Verein nach außen. Die meisten Vereine stellen ihren Vorstand mindestens aus einem ersten und einem stellvertretenden Vorsitzenden sowie einem Kassenwart zusammen.

Die Aufgaben des:der Vorstandsvorsitzenden sind Folgende:

  • Vereinsräume anmieten und auf die Instandhaltung achten
  • Verträge im Namen des Vereins abschließen
  • Die Mitgliederversammlung einberufen
  • Den Vorstand regelmäßig über wichtige Informationen in Kenntnis setzen

Kassenwart

Kein Verein kommt um die Buchführung für das Finanzamt und die Mitgliederversammlung herum. Die Benennung der Position Kassenwart ist daher nötig, variiert aber dabei zwischen dem Titel Kassenwart und Schatzmeister.

Die Mitgliederversammlung wählt bestenfalls ein fachkompetentes Mitglied des Vereins (z. B. eine:n Buchhalter:in oder Steuerberater:in) und beruft die Person in dieses Amt. 

Den Kassenwart erwarten folgende Aufgaben:

  • Kasse verwalten
  • Betriebsmittel und Vereinsartikel beschaffen
  • Spendenbescheinigungen ausstellen
  • Rechnungen zahlen, schreiben und mahnen
  • Mitgliedsbeiträge einziehen
  • Steuererklärung erledigen
  • den Haushalt planen
  • Versicherungen des Vereins verwalten
  • Finanzierungsmöglichkeiten suchen: Fördermittel, SpendenSponsoring, Crowdfunding, etc.

Ach übrigens: Der enge Vorstand besteht aus den oben genannten Positionen. Ein erweiterter Vorstand kann um verschiedene Aufgabenbereiche wie z. B. Jugendwart, Schriftführer:in, Beisitzer:in etc. ergänzt werden.

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Ablauf der Vorstandssitzung

Die Vorstandssitzung im Verein läuft meisten nach einem bestimmten Schema ab. Wie der Ablauf der Vorstandssitzung aussehen könnte und auf welche Punkte ihr achten solltet, haben wir euch hier zusammengefasst.  

Einladung zur Vorstandssitzung

Die rechtzeitige Einladung, mit den zu besprechenden Themen, ist der Grundpfeiler einer jeden Vorstandssitzung, damit sich die Vorstandsmitglieder entsprechend vorbereiten können.

Weitere Dinge, die zu beachten sind:

  • Einladung mit Tagesordnung und Protokoll der letzten Sitzung im Vorfeld versenden.
  • Maximale Gesprächszeiten zu jedem Tagesordnungspunkt festlegen.
  • Ort für die Vorstandssitzung vorbereiten (inklusive Getränke, Essen).

Rollen verteilen

Besteht der Vorstand nur aus einem Vorstandsmitglied, gibt es keine Vorschrift, wie Entscheidungen zu treffen sind. 

Setzt sich die Vorstandschaft aus mehreren Vorstandsmitgliedern zusammen, solltet ihr euch an die gesetzlichen Vorgaben halten, sofern eure Satzung nichts anderes vorgibt. Nähere Informationen dazu findet Ihr im BGB §28, §32 und §34.

Die Leitung und Moderation der Vorstandssitzung wird in der Regel durch die:den Vorsitzende:n übernommen. 

Legt außerdem fest, wer die Ergebnisse der Vorstandssitzung im Protokoll festhält. Dafür gibt es meistens eine:n Schriftführer:in.

Zudem sollte eine Person die Zeit im Auge behalten, sodass ihr bei Diskussionen nicht abschweift, sondern genug Zeit für alle Themen auf der Agenda habt.

Diskussionskultur festlegen

Legt zu Beginn eurer Vorstandssitzung fest, wie eure Diskussionskultur aussieht und vereinbart bei Bedarf bestimmte Kommunikations-Regeln.

Meistens ist die Agenda an zu besprechenden Themen recht lang, weshalb es sich lohnt, Gesp

Tagesordnungspunkte diskutieren

Sind die organisatorischen Punkte geregelt, beginnt die thematische Vorstandssitzung.

Nun besprecht ihr Thema für Thema eure Tagesordnung und diskutiert wichtige Beschlüsse. Es empfiehlt sich, jedem Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen zuzuweisen. Verteilt gegebenenfalls weitere Aufgaben oder Vorgehensweisen. 

Tipp: Behaltet die Zeit im Blick, damit eure Vorstandssitzung nicht unendlich lange geht!

Ergebnisse festhalten 

Haltet alle Ergebnisse eurer Vorstandssitzung im Protokoll fest.

Wichtige Beschlüsse sollten gesondert dokumentieren werden (nicht nur im Protokoll), um sie den Vereinsmitgliedern und Ehrenamtlichen transparent zu machen. Grund: Vertrauliche Informationen aus dem Protokoll sollen nicht an die Öffentlichkeit gehen.

Wichtig: Vergesst neben euren Pflichten den Spaß nicht! Ihr könntet zum Beispiel nach dem erfolgreichen Abschluss der Vorstandssitzung noch gemeinsam etwas essen und das gesellige Beisammensein genießen! Denn der Verein ist nicht nur Effektivität, sondern auch freiwillige Zusammenarbeit ­– die Mischung macht‘s.

Protokoll der Vorstandssitzung

Das Protokoll der Vorstandssitzung ist ein wichtiges Dokument, denn darin werden alle Tagesordnungspunkte, Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse festgehalten.

Zu Beginn eurer Vorstandssitzung empfiehlt es sich, das Protokoll der letzten Sitzung durchzugehen und es bezüglich Aufgabenerfüllung und offener Aufgaben zu prüfen. Punkte, die seit dem letzten Treffen noch nicht erledigt wurden, könnt ihr direkt ins Protokoll der aktuellen Vorstandssitzung aufnehmen.

Schreibt das Vorstandssitzungs-Protokoll direkt auf einem Laptop mit, so könnt ihr Beschlüsse schnell erfassen und ggf. noch Änderungen vornehmen, ohne dass es im Dokument chaotisch wird. 

Außerdem könnt ihr es im Nachgang gleich an alle Vorstandsmitglieder versenden – oder ihr lasst das Protokoll bzw. eine Zusammenfassung der Ergebnisse auch allen Vereinsmitgliedern zukommen. Das schafft Transparenz und alle Mitglieder sind bestens informiert.

Download: Um euch die Arbeit beim Protokollieren etwas zu vereinfachen, stellen wir euch eine Mustervorlag für ein Protokoll zur Verfügung.